KI-Assistenten verbinden (Claude, ChatGPT)

Wenn Sie ohnehin mit Claude oder ChatGPT arbeiten, kann der Assistent direkt mit Ihrer Buchhaltung arbeiten: «Was haben wir dieses Jahr für Software ausgegeben?», «Welche Kunden sind mehr als 30 Tage im Verzug?», «Buche die Miete für Oktober», «Schick die Rechnung 1042 nochmals an den Kunden.» Der Assistent fragt neoo, neoo antwortet aus Ihren Büchern — und alles, was Ihre Buchhaltung verändern würde, wird Ihnen zuerst gezeigt und erst ausgeführt, wenn Sie es im Chat bestätigen.

Eine Verbindung gehört immer einer Person und einem Mandanten, und nur der Eigentümer und die Admins eines Mandanten können eine einrichten. Der Assistent sieht nie einen anderen Mandanten.

Entwickler und technische Administratoren finden das Protokoll, die Anmeldung und alle Werkzeuge des Assistenten in der Dokumentation zum MCP-Server (auf Englisch).

Voraussetzungen#

Zwei Dinge müssen eingerichtet sein:

1. KI-Verbindungen sind für den Mandanten eingeschaltet. Ein Eigentümer oder Admin erledigt das einmal unter System → Verwaltung → KI-Verbindungen. Ohne diesen Schritt sind sie ausgeschaltet.
2. Sie sind Eigentümer oder Admin des Mandanten. Nur sie können einen KI-Assistenten verbinden; andere Benutzer nicht, unabhängig von ihrer Rolle. Siehe Benutzer & Rollen.

Assistenten verbinden#

1. Öffnen Sie System → Verwaltung → KI-Verbindungen und kopieren Sie die Server-URL. Jeder Mandant hat seine eigene URL: Ein damit hinzugefügter Konnektor lässt sich nur mit diesem Mandanten verbinden.

2. Fügen Sie sie in Ihrem Assistenten als benutzerdefinierten Konnektor hinzu:

   • Claude: In den Einstellungen unter Konnektoren einen benutzerdefinierten Konnektor hinzufügen (englische Oberfläche: Settings → Connectors → Add custom connector), die URL einfügen und Verbinden.
   • ChatGPT und andere Assistenten: Suchen Sie die Einstellungen für Konnektoren bzw. MCP-Server und fügen Sie die URL dort hinzu. Die Menüs unterscheiden sich je nach Produkt und ändern sich häufig; jeder Assistent, der entfernte MCP-Konnektoren unterstützt, funktioniert.

3. Ihr Browser öffnet neoo. Melden Sie sich an, falls Sie es noch nicht sind (wie gewohnt mit dem zweiten Faktor).

4. Prüfen Sie auf der Zustimmungsseite, wer anfragt. Die Zeile Verifizierte Domain zeigt, woher die App stammt; der Hinweis Nicht verifizierte App bedeutet, dass neoo das nicht bestätigen konnte. Fahren Sie nur mit Apps fort, die Sie selbst hinzugefügt haben.

5. Prüfen Sie den Mandanten — er ist bereits auf den Mandanten der URL gesetzt — und wählen Sie pro Bereich den Zugriff: Kein Zugriff, Lesen oder Lesen und ändern (Ändern schliesst Lesen immer ein). Lesen ist zu Beginn für alles ausser die Bank gewählt; Bankzugriff und jede Änderungsstufe wählen Sie bewusst:

   Bereich	Lesen	Lesen und ändern erlaubt zusätzlich
   Buchhaltung	Berichte (Saldenbilanz, Erfolgsrechnung, Bilanz, MWST-Abrechnung), Kontenplan, MWST-Codes, Buchungen und Hauptbuch	Buchungen erfassen und ändern
   Kunden- und Lieferantenrechnungen	Kunden- und Lieferantenrechnungen, Zahlungen, offene Posten und Arbeitsstationen	Rechnungen erstellen und ändern, Zahlungen erfassen, Rechnungen per E-Mail versenden
   Kontakte	Kunden und Lieferanten	Kunden und Lieferanten erstellen und ändern
   Bank	Bewegungen der Bankkonten, inklusive IBAN und Gegenparteien	—
   Dokumente	Angehängte Dokumente und der KI-Posteingang	Dokumente in den KI-Posteingang hochladen

6. Klicken Sie auf Zugriff erlauben. Sie kehren zum Assistenten zurück, der neoo sofort nutzen kann.

Freigabe-Rückfragen beim Lesen abstellen. Standardmässig fragt Claude beim ersten Einsatz jedes neoo-Werkzeugs nach Ihrer Freigabe, sodass die erste Frage mehrere Rückfragen auslösen kann. Öffnen Sie in Claude den neoo-Konnektor unter Customize → Connectors (Anpassen → Konnektoren) und stellen Sie unter Tool permissions die Read-only tools auf Always allow. Lassen Sie die Write/delete tools auf Needs approval — Änderungen bestätigen Sie ohnehin im Chat. Andere Assistenten haben eine ähnliche Einstellung.

Dem Assistenten steht nur zur Verfügung, was Sie hier angehakt haben. Um ihm später mehr zu erlauben, trennen Sie ihn und verbinden ihn erneut mit weiteren Berechtigungen.

Soll der Assistent auch einen zweiten Mandanten nutzen? Kopieren Sie die Server-URL dieses Mandanten und fügen Sie sie als separaten Konnektor hinzu — benennen Sie jeden Konnektor nach dem Mandanten, damit Sie sie auseinanderhalten. Jede Verbindung steht für sich.

Was der Assistent kann#

Die Zahlen stammen aus denselben Berichten und Masken wie in neoo — der Assistent führt sie aus, er rechnet nicht selbst —, ein Total im Chat ist also das Total auf dem Bildschirm.

Buchhaltung#

Mit Lesen kann der Assistent:

• die Firmenangaben, die Basiswährung, die Währungen, die MWST-Codes und die Geschäftsjahre (welche abgeschlossen sind) abfragen
• den Kontenplan lesen
• eine Saldenbilanz, Erfolgsrechnung oder Bilanz erstellen — für einen Zeitraum, bis zu zwölf Zeiträume nebeneinander (zum Beispiel Monate oder Quartale), im Vergleich zum Vorjahr, für eine Abteilung oder ein Projekt, nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt
• die MWST-Abrechnung eines Zeitraums mit den ESTV-Ziffern und der geschuldeten MWST liefern, wie unter Berichte → MWST-Bericht, und die Steuerbuchungen pro Steuercode
• Buchungen auflisten und einzeln mit ihren Zeilen öffnen sowie die Hauptbuchzeilen eines Kontos zeigen

Eine Bilanz für eine Abteilung oder ein Projekt zählt nur deren Buchungen; Salden wie Bankkonten zeigen dann ihren Anteil an den Bewegungen, keinen echten Saldo. Abteilungszahlen sind in der Erfolgsrechnung aussagekräftig.

Mit Lesen und ändern kann er zusätzlich Buchungen erfassen und bestehende ändern — Datum, Referenz, Texte, Abteilung, Währung und die Zeilen mit Konten, Beträgen und MWST (Soll gleich Haben) — sowie dieselben Sammeländerungen vornehmen wie die Sammelaktualisierung.

Kunden- und Lieferantenrechnungen#

Mit Lesen kann der Assistent Kunden- und Lieferantenrechnungen auflisten und suchen (offen, überfällig, nach Kunde oder Lieferant, nach Datum oder Nummer), einzeln mit Zeilen, Positionen, Steuern und Zahlungen öffnen, eine Fälligkeitsliste der offenen Posten zeigen, die verrechenbaren Leistungen auflisten, zeigen, was auf Ihren Arbeitsstationen wartet — und das PDF einer Kundenrechnung oder Mahnung genau so zeigen, wie neoo es druckt.

Mit Lesen und ändern kann er zusätzlich:

• eine Kundenrechnung mit Leistungen erstellen — Menge, Preis, Rabatt und Text pro Position — mit den Zahlungsbedingungen des Kunden, der QR-Referenz und den Steuern der Leistungen, nummeriert und geprüft wie in neoo
• eine Kunden- oder Lieferantenrechnung mit Kontozeilen und MWST buchen (oder zur Freigabe als ausstehend speichern)
• bestehende Rechnungen ändern: Daten, Nummer, Texte, Kunde oder Lieferant, Abteilung, Währung, Skonto sowie die Zeilen oder Positionen mit Konten, Beträgen und MWST
• eine Zahlung zu einer oder mehreren offenen Rechnungen erfassen
• eine Rechnung oder Mahnung (1., 2. oder 3. Stufe) mit PDF per E-Mail versenden — Empfänger, Betreff und Text sehen Sie vor dem Versand
• die Texte von Rechnungen ändern — Beschreibung, Notizen, interne Notizen, Zeilen- und Positionstexte

Kontakte#

Mit Lesen kann der Assistent Kunden und Lieferanten suchen, inklusive Adresse und offenem Saldo. Mit Lesen und ändern kann er zusätzlich einen Kunden oder Lieferanten anlegen oder seine Angaben nachführen (Adresse mit Strasse und Hausnummer, E-Mail, Telefon, MWST-Nummer, Währung, Zahlungsbedingungen). Bankangaben werden auf diesem Weg nicht geändert.

Bank#

Mit Lesen kann der Assistent die importierten Bankbewegungen — zugeordnet oder noch offen — und den Saldo pro Bankkonto auflisten.

Dokumente#

Mit Lesen kann der Assistent die an einer Buchung angehängten Dokumente auflisten und eines lesen (PDF oder Bild, bis 5 MB) sowie zeigen, was im KI-Posteingang liegt. Mit Lesen und ändern kann er zusätzlich ein PDF, PNG oder JPEG bis 10 MB in den Posteingang legen; es durchläuft genau dieselbe Verarbeitung und Prüfung auf der Arbeitsstation wie ein selbst hochgeladenes — nichts wird automatisch gebucht.

Viele Buchungen auf einmal#

Änderungen können mehrere Buchungen in einer Anfrage umfassen: zum Beispiel «ergänze bei allen Swisscom-Rechnungen vom September Internet oder Mobile in den Zeilenbeschreibungen» oder «verschiebe diese 12 Rechnungen auf Konto 6510». Der Assistent bereitet jede vor und zeigt alle in einer einzigen Vorschau — vorher → nachher pro Buchung —, eine Bestätigung führt sie aus. Textänderungen werden alle zusammen gespeichert oder keine; Buchungsänderungen werden nacheinander gespeichert, jede wie ein Speichern in neoo, und Sie erhalten das Ergebnis jeder einzelnen. Bis zu 100 Buchungen pro Anfrage bei Textänderungen, bis zu 25 bei Buchungsänderungen.

Eine geänderte Buchung wird genau so gespeichert wie beim Speichern in neoo: Zahlungen, Anhänge und Einstellungen bleiben, und — wie in neoo — ihre MWST-Prüfmarkierungen und der Abgleich ihrer Zeilen werden zurückgesetzt. Die Vorschau weist darauf hin.

Wie Änderungen bestätigt werden#

Der Assistent ändert beim ersten Versuch nie etwas. Stattdessen:

1. Er zeigt Ihnen eine Vorschau — die genaue Buchung mit Konten, Beträgen und MWST, die Transaktionen, die sich ändern würden und wie, die Zahlung und den offenen Betrag danach, oder Empfänger, Betreff und Text einer E-Mail.
2. Sie bestätigen schriftlich im Chat, zum Beispiel «Ja, bitte buchen.»
3. Erst dann wird sie ausgeführt — nach denselben Buchungsregeln wie in neoo.

Eine Bestätigung gilt 15 Minuten und lässt sich nur einmal verwenden. Haben sich die Daten inzwischen geändert — jemand hat die Rechnung bezahlt, eine Periode wurde abgeschlossen —, erhalten Sie stattdessen eine neue Vorschau zum Bestätigen.

Es gelten genau dieselben Regeln Ihres Mandanten wie in neoo: abgeschlossene Perioden, eindeutige Rechnungs- und Belegnummern, Ihre Buchungsberechtigungen, die Freigabelimiten der Arbeitsstationen und Pflicht-Zusatzfelder. Ist etwas nicht erlaubt, sagt Ihnen der Assistent weshalb, und es wird nichts geändert.

Jede Änderung erscheint im Audit-Protokoll unter Ihrem Namen, gekennzeichnet als über die KI-Verbindung vorgenommen. Ihre schriftliche Bestätigung wird ebenfalls festgehalten.

Was er nicht kann#

• Einen anderen Mandanten sehen. Eine Verbindung ist an den Mandanten ihrer URL gebunden. Für einen anderen Mandanten fügen Sie dessen URL als eigenen Konnektor hinzu.
• Etwas ohne Sie ändern. Jede Änderung braucht Ihre schriftliche Bestätigung im Chat, und nur was Sie auf der Zustimmungsseite erlaubt haben, ist möglich. Über die Verbindung lässt sich nichts löschen.

Verbindungen verwalten#

• Ihre eigenen: Öffnen Sie das Zahnrad-Menü → Mein Profil. Unter KI-Verbindungen sehen Sie jeden Assistenten, den Sie verbunden haben, mit Mandant und letzter Verwendung. Trennen schneidet ihn sofort ab.
• Alle eines Mandanten: System → Verwaltung → KI-Verbindungen listet alle verbundenen Assistenten mit dem Benutzer, der sie verbunden hat. Wer diese Seite öffnen kann, kann sie Trennen.
• Ausschalten: Schaltet ein Eigentümer oder Admin die KI-Verbindungen aus, werden alle Verbindungen zum Mandanten getrennt. Wieder einschalten stellt sie nicht wieder her; die Benutzer verbinden sich neu.

Eine Verbindung endet ausserdem von selbst nach 90 Tagen ohne Nutzung. Sie endet endgültig, wenn der Benutzer nicht mehr Eigentümer oder Admin des Mandanten ist, den Zugriff darauf verliert oder sein Konto deaktiviert wird — wird der Zugriff später wieder erteilt, lebt sie nicht wieder auf; er verbindet sich neu.

Ihre Daten und Ihr KI-Anbieter. Was der Assistent aus neoo liest, wird an den gewählten KI-Anbieter übermittelt — Anthropic bei Claude, OpenAI bei ChatGPT — und nach dessen Bedingungen und Ihren Kontoeinstellungen dort behandelt. Verbinden Sie nur Assistenten, mit denen Ihr Unternehmen Buchhaltungsdaten teilen möchte.