Daten importieren

Niemand möchte fünf Jahre Historie neu abtippen. Das Menü Importieren übernimmt, was Sie bereits in einer Tabelle haben — Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Eröffnungssaldi — und lädt es als Ganzes. Beim Start ist es das Erste, was Sie tun; danach bleibt es für gelegentliche Stapel nützlich.

Jede Import-Maske ist ein Raster. Sie füllen es entweder, indem Sie einen Block direkt aus Excel, Numbers oder Google Sheets einfügen, oder indem Sie eine CSV- oder XLSX-Datei hochladen. So oder so landen die Zeilen zuerst im Raster, wo Sie Werte korrigieren und alles prüfen können, bevor etwas geschrieben wird.

Lassen Sie sich beim ersten Mal Zeit. Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen, und die Reihenfolge zählt mehr als alles andere auf dieser Seite.

Das muss vorher stehen — in dieser Reihenfolge#

Der Import prüft jeden Wert gegen bereits vorhandene Daten. In falscher Reihenfolge geladen, scheitert jede Zeile an einem Bezug, den es noch nicht gibt.

1. Kontenplan, Steuern und Währungen — jede Kontonummer und jeder Währungscode wird dagegen geprüft. Vorher lässt sich nichts anderes importieren.
2. Kunden und Lieferanten — Rechnungen verweisen über deren Nummer auf sie.
3. Dienstleistungen — Rechnungspositionen verweisen über die Artikelnummer auf sie, und für den Katalog gibt es keinen Massenimport. Wenn Sie Rechnungen importieren wollen, müssen die darin verrechneten Dienstleistungen vorher von Hand angelegt sein.
4. Eröffnungssaldi als Hauptbuch-Import.
5. Rechnungen und Buchungen zuletzt.

Abteilungen und Projekte müssen ebenfalls existieren, wenn Sie darauf verweisen — eine unbekannte Abteilung oder ein unbekanntes Projekt wird als Fehler gemeldet.

Die Masken#

Alles liegt unter Importieren, und jeder Eintrag ist dasselbe Raster mit anderen Spalten:

Bank- und Kartenauszüge stehen ebenfalls in diesem Menü, funktionieren aber völlig anders — siehe CAMT-Import und Kartenauszüge.

Berechtigungen. Jede Maske braucht ihre eigene Berechtigung (import.customer und so weiter). Fürs eigentliche Buchen braucht es zusätzlich die Berechtigung, diesen Datensatztyp auf dem normalen Weg anzulegen — Kunde erfassen / Lieferant erfassen, Ausgangsrechnung / Kreditorenrechnung, Kundenbuchung / Lieferantentransaktion. Einzig der Hauptbuch-Import kommt mit seiner Import-Berechtigung allein aus. Kann eine Kollegin eine Maske öffnen, scheitert aber beim Importieren jede Zeile, ist das der Grund.

So funktioniert das Raster#

Raster füllen, prüfen, importieren.

Datei hochladen liest eine CSV- oder XLSX-Datei. Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten — die Spaltennamen, wie das Raster sie zeigt (in Ihrer Oberflächensprache), oder ihre technischen Namen wie customernumber. Passende Spalten werden automatisch eingeblendet; Spalten, die das Raster nicht kennt, werden aufgelistet und ignoriert. Vorlage herunterladen liefert eine XLSX-Datei mit genau den Überschriften der aktuell eingeblendeten Spalten — der einfachste Weg zu den richtigen Überschriften. (Stehen bereits Zeilen im Raster, sind sie im Download enthalten.)

Einfügen funktioniert wie in jeder Tabellenkalkulation: in die erste Zelle klicken und einfügen. Das Raster wächst bei Bedarf mit; Zeilen hinzufügen ergänzt weitere von Hand, Leeren leert es.

Spalten bestimmt, was das Raster zeigt. Pflichtspalten — mit * markiert — sind immer eingeblendet. Standardspalten gibt Ihnen den üblichen Satz, Nur Erforderliche das Minimum, Alle auswählen zeigt alles Verfügbare. Beim Ein- und Ausblenden bleibt erhalten, was Sie bereits erfasst haben.

Prüfen kontrolliert alles, ohne etwas zu senden. Fehlerhafte Zellen werden rot umrandet (mit der Maus darüber sehen Sie den Grund), und die Probleme stehen in einer Liste über dem Raster — ein Klick auf einen Eintrag springt zur Zelle. Eine korrigierte Zelle verschwindet aus der Liste. Geprüft wird mehr als einzelne Zellen: Alle Zeilen eines Belegs müssen im Kopf übereinstimmen (gleicher Kunde, gleiches Datum, gleiche Währung und gleiches Konto), ein Hauptbuchsatz muss aufgehen und mindestens zwei Zeilen haben, jede Hauptbuchzeile braucht Soll oder Haben, eine Zahlung braucht Datum, Betrag und Konto zusammen, und eine Fremdwährung braucht einen Wechselkurs.

Importieren prüft erneut, fragt nach einer Bestätigung und sendet erst, wenn alles sauber ist. Die Schaltfläche zeigt, wie viele Belege gebucht werden.

Über dem Raster steht eine Reihe Auswahllisten — Konten, Steuerkonten, Kunden, Lieferanten, Dienstleistungen, Abteilungen, Projekte, je nachdem, was zur Maske passt. Zelle wählen, Wert aus der Liste auswählen, und er steht in der Zelle. Ein Rechtsklick auf eine Zelle bietet Heutiges Datum einfügen und Nächste Nummer einfügen (Hauptbuch-, Rechnungs- oder Kunden-/Lieferantennummer).

Mit Tastatur listet Tastenkürzel die Tastenkombinationen auf. Alle nutzen Ctrl + Shift und wirken auf die gewählte Zelle:

Manche Browser reservieren einzelne davon für sich (Chrome unter Windows behält Ctrl + Shift + N und T). Rechtsklick-Menü und Auswahllisten erledigen dasselbe überall.

Was in die Spalten gehört#

Hauptbuch — Pflicht: Referenz, Buchungsdatum, Währung, Konto-Nr., Soll, Haben. Häufig genutzt: Abteilung, Beschreibung, Quelle, Memo. Ebenfalls verfügbar: Notizen, Wechselkurs, Projektnummer, Steuerkonto, Steuerbetrag.

Alle Zeilen mit derselben Referenz werden ein Buchungssatz, und jede Gruppe muss aufgehen — Soll gleich Haben. Genau so laden Sie Eröffnungssaldi: eine Referenz, eine Zeile pro Konto.

Kunden / Lieferanten — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Name, Währung. Bleibt die Nummer leer, wird die nächste freie Nummer vergeben. Dazu die üblichen Stammdaten: Kontakt, Strassenname, Hausnummer, Ort, PLZ, Land, Telefon, E-Mail, Zahlungsbedingungen, Rabatt, Kreditlimite, Steuernummer und unter Alle auswählen weitere, inklusive Startdatum, Bankverbindung und zweiter Adresszeile.

Strassenname und Hausnummer sind bewusst getrennt. Schweizer Zahlungsstandards verlangen eine strukturierte Adresse — die Hausnummer in einem eigenen Feld — für QR-Rechnungen und Zahlungsdateien. Steht in Ihrer Tabelle «Bahnhofstrasse 12» in einer Spalte, trennen Sie sie vor dem Import, sonst fehlt in jeder Zahlungsdatei für diesen Lieferanten die Hausnummer.

Ausgangsrechnung / Kreditorenrechnung — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Konto, Artikelnummer, Artikelbeschreibung, Menge, Preis. Optional: Beschreibung, Inklusive MWST, Rabatt, Einheit, und unter Alle auswählen etwa Wechselkurs, Auftragsnummer und Abteilung. Konto ist das Debitoren- bzw. Kreditorenkonto.

Kundenbuchungen / Lieferantentransaktionen — Pflicht: Kundennummer (bzw. Lieferantennummer), Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, Konto, Zeilenbeschreibung, Zeilenbetrag, Zeilenkonto. Nutzen Sie das, wenn der Beleg direkt auf Konten bucht und kein Katalogartikel im Spiel ist. Mit einem Zeilensteuerkonto und ohne Zeilensteuerbetrag wird die MWST aus dem Satz berechnet; tragen Sie den Betrag ein, wird genau dieser gebucht.

Eine Zahlung lässt sich zusammen mit einer Buchung importieren — mit Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag und Zahlungskonto (dazu optional Quelle, Memo und Wechselkurs). Eine Zeile darf auch nur eine Zahlung enthalten — so erfassen Sie eine zweite Zahlung auf dieselbe Rechnung.

Formate, über die man stolpert#

• Zahlen. Schweizer Schreibweise funktioniert: 1'250.00 wird als 1250 gelesen. Aber 1.250 im Sinne von eintausendzweihundertfünfzig wird als 1.25 gelesen — das letzte Trennzeichen gilt als Dezimalpunkt. Text, der keine Zahl ist, wird als Fehler gemeldet. Exportieren Sie Ihre Tabelle mit einfachen Zahlen.
• Daten. tt.mm.jjjj ist die sichere Wahl; jjjj-mm-tt funktioniert ebenfalls. Daten werden Tag-zuerst gelesen, 03/04/2026 ist also der 3. April; Monat-zuerst gilt nur, wenn Tag-zuerst kein gültiges Datum ergibt (12/31/2026). Daten in einer abgeschlossenen Periode werden abgewiesen.
• Währung muss im Mandanten eingerichtet sein. Jede Währung ausser Ihrer Basiswährung braucht einen Wechselkurs — ist die Spalte ausgeblendet, fordert die Prüfung Sie auf, sie einzublenden.
• Inklusive MWST akzeptiert 1/0, ja/nein, yes/no, true/false (und oui/non).
• CSV-Dateien dürfen als UTF-8 oder im Windows-Format von Excel gespeichert sein — Umlaute und Akzente kommen so oder so richtig an. Komma und Semikolon funktionieren beide als Trennzeichen.

Erneut importieren — und was bleibt#

Kunden und Lieferanten werden über ihre Nummer zugeordnet. Eine bereits vorhandene Nummer aktualisiert diesen Datensatz; eine neue (oder leere) Nummer legt einen neuen an. Die Zeile über dem Raster zeigt, wie viele Zeilen bestehende Datensätze aktualisieren. Damit lässt sich eine korrigierte Datei gefahrlos erneut importieren.

Rechnungen, Buchungen und Hauptbuchsätze werden nie doppelt gebucht. Eine Rechnung oder Buchung, deren Nummer beim selben Kunden bzw. Lieferanten schon existiert, wird abgewiesen, ebenso ein Hauptbuchsatz, dessen Referenz am selben Datum schon existiert. Ein erneuter Import nach einem Teilerfolg bucht also nur, was noch fehlt.

Importierte Belege werden sofort gebucht — genau wie von Hand erfasste — und erscheinen umgehend in allen Auswertungen.

Es gibt kein Rückgängig. Kein Zurückrollen, kein «diesen Import stornieren». Einen fehlerhaften Import zu korrigieren heisst, die Datensätze einzeln zu löschen — was Periodensperre und Löscheinstellungen unter Umständen gar nicht zulassen. Siehe Bücher abschliessen.

Also: Importieren Sie zuerst eine Handvoll Zeilen. Schauen Sie sich an, was daraus geworden ist — öffnen Sie einen Kunden, eine Rechnung im Hauptbuch-Journal. Importieren Sie dann den Rest.

Wenn etwas scheitert#

Gelingen alle Belege, leert sich das Raster und Sie erfahren, wie viele importiert wurden.

Scheitern einzelne, werden die gelungenen aus dem Raster entfernt und nur die gescheiterten Zeilen bleiben stehen, jeweils mit dem Grund in der Liste über dem Raster. Korrigieren Sie sie und klicken Sie erneut auf Importieren — bereits Gebuchtes wird nicht nochmals gesendet.

Belege werden einzeln verarbeitet, nicht alles-oder-nichts — ein Teilimport ist also ein normales Ergebnis und kein kaputter Zustand. Eine sehr lange Historie importieren Sie am besten in Blöcken von einigen tausend Zeilen.