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Offene-Posten-Abgleich

Ein Transferkonto ist nur dann in Ordnung, wenn es sich wieder leert. Geld parkiert dort ein paar Tage — eine Sammelbelastung der Kreditkarte, die noch aufgeteilt werden muss, eine Zahlung zwischen zwei Bankkonten, eine Anzahlung, zu der die Rechnung noch fehlt — und verlässt es dann wieder. Der Saldo eines solchen Kontos sagt für sich genommen wenig. Entscheidend ist, welche Buchungen ihr Gegenstück gefunden haben und welche nicht.

Genau das beantwortet der Abgleich. Sie wählen die Buchungen auf einem Konto, die sich gegenseitig aufheben, und diese erhalten eine gemeinsame Abgleich-Nummer (M-14) — sichtbar bei jeder einzelnen Buchung und auf den Belegen, zu denen sie gehören. Das Konto zerfällt damit in zwei Teile: abgeglichen — erledigt, ignorieren — und offen, also Ihre Pendenzenliste.

Der Abgleich selbst bucht nichts. Die einzige Ausnahme ist eine Differenzbuchung, die Sie ausdrücklich verlangen (siehe unten).

Nicht zu verwechseln mit zwei Nachbarn. Die Abstimmung hakt ein Bankkonto gegen den Kontoauszug ab; die Übersicht Offene Posten zeigt die unbezahlten Rechnungen. Der Abgleich gilt den Konten dazwischen — Transfer-, Verrechnungs-, Anzahlungs-, Kreditkarten-, MWST- und Lohnkonten.

Für ein Konto einschalten

Der Abgleich ist eine Eigenschaft des Kontos, wie Allow GL. Unter System → Kontenplan das Konto bearbeiten und Offene-Posten-Abgleich anhaken. In der Kontenliste zeigt die Spalte Abgleich, welche Konten eingerichtet sind.

Die naheliegenden Konten sind in Ihrem Mandanten bereits eingeschaltet: das Transitkonto der Bankimporte, das Zahlungs-Transferkonto, das Konto für externe Zahlungen sowie die Konten der transitorischen Abgrenzungen. Alles andere ist aus, bis Sie es einschalten.

Zwei Kontoarten sind bewusst ausgenommen:

  • Debitoren-/Kreditoren-Sammelkonten. Ihre offenen Posten sind Rechnungen, und Rechnungen werden als Rechnungen geführt — in der Übersicht Offene Posten, mit Kunde, Fälligkeit und Zahlungsverlauf.
  • Bankkonten. Dafür gibt es die Abstimmung. Zwei konkurrierende Begriffe von “erledigt” auf einem Konto führen dazu, dass man beiden nicht mehr traut.

Buchungen abgleichen

Öffnen Sie den Kontoauszug — Klick auf eine Kontonummer in der Saldobilanz, der Bilanz oder der Erfolgsrechnung. Auf einem Konto mit Abgleich kommen drei Dinge dazu:

  • ein Ansichtswechsel — Alle, Offen, Zugeordnet — mit der jeweiligen Anzahl
  • eine Spalte Abgleich-Nr. mit der Gruppe einer Buchung, oder Offen
  • ein Auswahlfeld bei jeder offenen Buchung

Haken Sie die Buchungen an, die zusammengehören. Unten erscheint eine Leiste mit der Anzahl, den Soll- und Haben-Summen und — die entscheidende Zahl — der Differenz. Steht dort 0.00, klicken Sie Abgleichen. Die Gruppe erhält ihre Nummer, die Zeilen wandern zu Zugeordnet.

Drei Punkte dazu:

  • Gerechnet wird in Ihrer Basiswährung. Eine Bewegung in einer anderen Währung erscheint als eine Zeile mit ihrem Wert in CHF; darunter stehen der Belegbetrag und der Kurs — USD 19'331.85 @ 0.8175 unter einem Betrag von 15'803.79. Dieser CHF-Wert bildet den Kontosaldo und ist die Grundlage des Abgleichs: Eine USD- und eine CHF-Buchung desselben Werts heben sich also auf, auch wenn die Beträge auf den Belegen verschieden sind.
  • Eine Buchung gehört zu höchstens einer Gruppe. Zum Verschieben zuerst den Abgleich aufheben.
  • Eine Gruppe darf mehr als zwei Buchungen enthalten — eine Sammelbelastung gegen fünf Aufteilungen ist eine Gruppe.

Wenn die Beträge nicht übereinstimmen

Klicken Sie Abgleichen bei einer Auswahl, die nicht aufgeht, öffnet sich der Differenz-Dialog: Er nennt den Betrag und fragt, wohin er gebucht werden soll. Die gebräuchlichen Konten stehen als Direktauswahl bereit — Kursdifferenz, Skonto, Rundung, gemäss den Einstellungen Ihres Mandanten — jedes andere Konto lässt sich aus der Liste wählen. Datum und Text setzen, dann Buchen und abgleichen.

Damit wird eine einzige, ausgeglichene Buchung für die Differenz erfasst und in die Gruppe aufgenommen, sodass die drei Zeilen (beide Seiten plus Differenz) auf null aufgehen. Die Buchung erscheint im Auszug wie jede andere und trägt dieselbe Abgleich-Nummer.

Liegt das Datum in einer abgeschlossenen Periode, wird die Buchung abgelehnt — eine alte Gruppe abzugleichen ist immer erlaubt, in eine gesperrte Periode zu buchen nicht.

Abgleich aufheben

Öffnen Sie die Gruppe — Klick auf ihre Nummer, wo immer sie erscheint — und die Werkzeugleiste wird zum Kontext dieser Gruppe: Nummer, Anzahl Positionen und Zuordnung aufheben. Die Positionen sind danach wieder offene Posten.

Hat die Gruppe eine Differenzbuchung erzeugt, fragt der Dialog, was damit geschehen soll. Löschen wird nur angeboten, solange deren Periode offen ist; sonst bleibt sie stehen und wird bewusst storniert.

Automatisch erstellte Abgleiche

Wo neoo beide Seiten einer Bewegung auf dem Transferkonto selbst bucht, verknüpft es sie ohne Zutun. Solche Gruppen sind als automatisch abgeglichen gekennzeichnet und verhalten sich wie jede andere — sie lassen sich aufheben.

  • Bankzahlungen in einer dritten Währung. Wird eine Zahlung über das Transitkonto ausgeglichen (siehe Bank-Zuordnung), werden die Halteposition und die daraus gebuchte Zahlung einander zugeordnet.
  • Gutschriften auf eine Rechnung. Beide Schenkel laufen über das Zahlungs-Transferkonto und heben sich exakt auf; sie werden beim Buchen zugeordnet.

Wird die Bank-Zuordnung aufgehoben, verschwindet die dabei erstellte Gruppe — und jeder weitere Abgleich, dessen Buchungen dabei aufgelöst werden (siehe nächster Abschnitt). Abgleiche auf Buchungen, die davon nicht betroffen sind, bleiben bestehen.

Wenn eine abgeglichene Buchung geändert wird

Buchungen sind nicht eingefroren, nur weil sie abgeglichen sind — und ein Abgleich behauptet nie weiter, ein Konto sei erledigt, wenn das nicht mehr stimmt. Geht eine Gruppe nicht mehr auf, wird der Abgleich aufgehoben und ihre Positionen sind wieder offene Posten. Das geschieht im Moment des Speicherns, unabhängig davon, über welche Maske die Änderung kam:

  • ein Betrag einer abgeglichenen Buchung wurde geändert
  • eine abgeglichene Buchung wurde auf ein anderes Konto verschoben oder ihre Zeile entfernt
  • die Transaktion wurde gelöscht — dann öffnen sich auch die übrigen Positionen ihrer Gruppe

Eine Korrektur an einer abgeglichenen Buchung kostet also den Abgleich; sobald die Zahlen stimmen, gleichen Sie erneut ab. Wird eine Transaktion ohne Betragsänderung neu gespeichert — korrigierter Text, anderes Datum — bleibt ihr Abgleich bestehen.

Der Sinn der Regel: Die Liste Offen stimmt immer — was noch als abgeglichen gilt, hebt sich auch wirklich auf.

Wo ein Abgleich sichtbar wird

  • Auf dem Beleg. Eine Debitoren-/Kreditorenbuchung, eine Rechnung oder eine Journalbuchung, die zu einer Gruppe gehört, trägt oben ein Banner: Abgeglichen als M-14 auf Konto 1090, mit einem Link auf die Gruppe.
  • Im Kontoauszug. Die Spalte Abgleich-Nr. und der Ansichtswechsel.
  • In der Saldobilanz. Konten mit Abgleich erhalten eine Spalte Offen mit dem nicht abgeglichenen Teil des Saldos. Ein Klick öffnet den Auszug genau auf diesen Buchungen — die Monatsendkontrolle “was liegt noch auf den Transferkonten” im Bericht, den Sie ohnehin offen haben.

Berechtigungen

Den Abgleichsstand zu sehen gehört zur Berechtigung für die Saldobilanz: Wer den Kontoauszug lesen darf, sieht die Abgleich-Nummern und kann einen Abgleich öffnen — ohne die Abgleichs-Berechtigung gibt es jedoch keine Auswahlfelder und kein Aufheben. Abgleichen und Aufheben werden wie jede andere Berechtigung einer Rolle zugeteilt, siehe Benutzer & Rollen.

Für Links gilt dasselbe: Das Banner auf einem Beleg bietet Abgleich anzeigen nur an, wenn die Person den Kontoauszug öffnen darf, und im Auszug ist eine Referenz nur dann ein Link, wenn der zugehörige Beleg geöffnet werden darf — sonst bleibt sie einfacher Text statt in eine Fehlermeldung zu führen.