Journalbuchungen

Die meisten Buchungen entstehen automatisch — Rechnungen, Bankabgleich und Freigaben schreiben für Sie ins Hauptbuch. Eine manuelle Journalbuchung ist für alles andere da:

• Korrekturen — eine Buchung berichtigen, die auf dem falschen Konto gelandet ist.
• Umbuchungen — Geld zwischen Konten verschieben (Bank zu Bank, Durchlaufkonten).
• Eröffnungssaldi — Salden übernehmen, wenn Sie mit neoo starten.
• Aufträge des Treuhänders — Abschreibungen, Abgrenzungen, Jahresendkorrekturen, die Ihr Treuhänder buchen lässt.

Gehen Sie zu Hauptbuch → Buchung erfassen (erfordert die Berechtigung zum Erfassen von Hauptbuch-Buchungen). Jede Buchung muss ausgeglichen sein — Soll gleich Haben — und das Formular lässt das Buchen erst zu, wenn das der Fall ist.

Die Seite ist in Registerkarten gegliedert, gleich wie die Debitoren- und Kreditorenbuchung: Details (Kopfdaten und Buchungszeilen), Dokumente (Anhänge), Abgrenzung (die Buchung über eine Periode verteilen), Letzte Transaktionen und — sobald eine Buchung gespeichert ist — Verlauf. Die Schaltflächen bleiben in jeder Registerkarte sichtbar.

Kopfdaten#

Erfassen Sie zuerst die Eckdaten der Buchung, dann die Zeilen:

Anhänge finden Sie in der Registerkarte Dokumente: Hängen Sie eine oder mehrere Dateien an (einen Beleg, eine Bankanzeige, die Anweisung Ihres Treuhänders), damit der Belegnachweis bei der Buchung bleibt. Die Registerkarte zeigt, wie viele Dokumente die Buchung bereits trägt.

Buchungszeilen#

Unter Buchungszeilen fügen Sie mit Zeile hinzufügen pro Konto eine Zeile hinzu. Jede Zeile braucht ein Konto und einen Betrag in Soll oder Haben. Klappen Sie eine Zeile auf, um für die Feinauswertung ein Projekt (falls Sie mit Projekten arbeiten), eine Quelle oder ein Memo zu ergänzen.

Ist für Ihren Mandanten die Zeilen-MWST aktiviert, trägt jede Zeile zusätzlich eine Steuerkonto-Nr. und einen Steuerbetrag — der Betrag wird automatisch aus dem Satz berechnet und bleibt editierbar, falls der Beleg eine leicht abweichende Zahl zeigt. Steuercodes sind datumsabhängig: Abgelaufene Sätze erscheinen nicht, und wenn Sie das Datum der Buchung ändern, werden Zeilensteuern, die am neuen Datum nicht mehr gültig sind, mit einem Hinweis entfernt.

Die Totalzeile zeigt laufend Soll, Haben und die Differenz — grün heisst ausgeglichen und bereit zum Buchen.

Bezugsteuer (Reverse Charge)#

Wenn Sie Dienstleistungen von einem ausländischen Anbieter beziehen, der keine Schweizer MWST verrechnet, müssen Sie die MWST selbst deklarieren — Umsatzsteuer und die zugehörige Vorsteuer in einer Buchung. Wählen Sie dazu im Steuer-Dropdown der Zeile die Option Bezugsteuer NN% — neoo kennzeichnet die zugehörige Gegenzeile automatisch, wenn sie eindeutig ist; bei grösseren Buchungen mit mehreren Zeilen kennzeichnen Sie die zweite Zeile selbst. Beide Seiten — die Vorsteuerseite und die Umsatzseite der Bezugsteuer — müssen damit gekennzeichnet sein und übereinstimmen, und die Buchung muss exklusive MWST erfasst sein (Inklusive MWST ausgeschaltet). Sie müssen sich die Regeln nicht merken: Klare Hinweismeldungen führen Sie, bis die Buchung gültig ist.

Diese Buchungen werden vom MWST-Bericht erfasst — er warnt Sie auch, wenn bei der Rechnung eines ausländischen Lieferanten die Bezugsteuer zu fehlen scheint.

Speichern und Buchen#

Zwei Checkboxen bestimmen, was Buchen bewirkt:

• Ausstehend — vor dem Buchen ankreuzen, um die Buchung als Entwurf zu speichern. Ausstehende Buchungen fliessen nicht in Ihre Berichte ein und erscheinen nicht im Hauptbuch-Journal — Sie öffnen sie wieder über die Registerkarte Letzte Transaktionen; nutzen Sie das für Buchungen, die vor der definitiven Verbuchung noch jemand prüfen soll.
• Inklusive MWST — behandelt die Zeilenbeträge als Bruttobeträge; die Zeilensteuern werden aus den Beträgen herausgerechnet statt aufgeschlagen.

Die Schaltflächen:

• Buchen — verbucht die Buchung.
• Als neu buchen — bucht den aktuellen Stand als separate neue Buchung; die geladene Buchung bleibt unverändert.
• Neue Nummer — trägt in der Referenz die nächste freie Nummer ein, mehr nicht. Verwenden Sie sie vor Als neu buchen, damit die Kopie nicht die Referenz des Originals übernimmt.
• Stornierung — der saubere Weg, eine verbuchte Buchung rückgängig zu machen. Sie ersetzt den Bildschirminhalt durch eine ungespeicherte Spiegelkopie: Soll und Haben vertauscht, die Referenz mit dem Präfix REVERSE- versehen, das Datum auf heute zurückgesetzt, Anhänge nicht übernommen. Prüfen Sie die Kopie und buchen Sie sie selbst (Als neu buchen, wenn das Original hinter der Periodensperre liegt) — erst dann stehen beide Buchungen in den Büchern und heben sich gegenseitig auf. Passen Sie zuerst das Datum an, wenn die Stornierung in dieselbe Periode wie das Original fallen muss.
• Löschen — entfernt die Buchung vollständig. Die Schaltfläche ist bei allen Buchungen ausgeblendet, wenn Stornierung für alle Daten erzwingen aktiviert ist (siehe Bücher abschliessen).

Ist eine Periodensperre aktiv (siehe Bücher abschliessen), können Buchungen mit Datum am oder vor dem Sperrdatum nicht gebucht oder gelöscht werden — die Schaltflächen fehlen, statt deaktiviert zu sein. Mit Als neu buchen und einem offenen Datum retten Sie eine Buchung, die hinter der Sperre feststeckt.

Abgrenzung — die Buchung über Perioden verteilen#

Auch eine Journalbuchung kann mehr als eine Periode betreffen — eine direkt ab Bank bezahlte Jahreslizenz, eine von Hand erfasste Mietvorauszahlung, ein Ertrag, der in die kommenden Monate gehört. Öffnen Sie die Registerkarte Abgrenzung, aktivieren Sie Zeitpunkt der Erfolgswirksamkeit anpassen und wählen Sie den Modus, genau wie bei einer Kreditorenbuchung:

• Über Periode verteilen — erfassen Sie den Leistungsbeginn und entweder eine Dauer (Monate, Quartale, Jahre) oder das Leistungsende. Voller Monat gibt jedem Kalendermonat denselben Anteil (ein angebrochener erster oder letzter Monat wird anteilig gerechnet); Effektive Tage gewichtet jeden Monat nach seinen Tagen.
• An Datum erfolgswirksam buchen — verschiebt den ganzen Betrag auf ein einzelnes Datum, später oder früher als das Buchungsdatum.

Was gebucht wird: Die Buchung selbst wird genau so verbucht, wie Sie sie erfasst haben. Verteilt werden nur ihre Aufwand- und Ertragszeilen — Bilanzzeilen (Bank, Debitoren, Kreditoren, MWST) werden nie angetastet. Am Buchungsdatum wird der noch nicht verbrauchte bzw. noch nicht erwirtschaftete Teil vom Erfolgskonto weggebucht, und an jedem Monatsende innerhalb der Periode wird der Anteil dieses Monats wieder zurückgebucht. Aufwandzeilen verwenden das Kreditoren-Abgrenzungskonto (transitorische Aktiven), Ertragszeilen das Debitoren-Abgrenzungskonto (transitorische Passiven), beide aus den Firmeneinstellungen; Monate vor dem Buchungsdatum werden auf der Gegenseite abgegrenzt und am Buchungsdatum aufgelöst. Monate in einer abgeschlossenen Periode werden nie hineingeschrieben; ihr Anteil wird stattdessen am Buchungsdatum erfasst.

Unter Abzugrenzende Zeilen listet die Registerkarte jede Zeile der Buchung mit ihrem Betrag auf. Aufwand- und Ertragszeilen sind standardmässig angekreuzt; entfernen Sie das Häkchen, um eine Zeile vom Abgrenzungsplan auszunehmen (etwa die Bankspesen auf derselben Buchung wie eine vorausbezahlte Lizenz). Bilanzzeilen tragen die Markierung Bilanz und bleiben ausgeschaltet, bis Sie sie ankreuzen — eine angekreuzte Sollzeile wird wie Aufwand abgegrenzt, eine Habenzeile wie Ertrag. Die Registerkarte zeigt die vorgeschlagenen Buchungen live, während Sie erfassen, und nach dem Speichern die gebuchten Buchungen. Der Abgrenzungsplan ist eine separate, verknüpfte Journalbuchung: Sie öffnet sich aus dem Hauptbuch-Journal schreibgeschützt mit einem Hinweis zurück auf diese Buchung, wird bei jedem erneuten Buchen neu erstellt und entfernt, wenn Sie die Abgrenzung ausschalten oder die Buchung löschen. Eine Buchung ohne Aufwand- oder Ertragszeilen hat nichts zu verteilen — die Registerkarte sagt das.

Anlagen#

Abschreibungsbuchungen aus dem Anlagenverzeichnis öffnen sich hier schreibgeschützt: Ein Hinweis nennt die zugehörige Anlage, Änderungen erfolgen an der Anlage selbst.

Letzte Transaktionen und Verlauf#

Die Registerkarte Letzte Transaktionen zeigt die fünf Journalbuchungen mit den jüngsten Buchungsdaten, damit Sie das eben Gebuchte kurz kontrollieren oder direkt wieder hineinspringen können. Beim Bearbeiten einer bestehenden Buchung zeigt die Registerkarte Verlauf eine Zeitleiste, wer wann was geändert hat — auch Änderungen an den Abgrenzungseinstellungen.

Ältere Buchungen finden Sie im Hauptbuch-Journal.