Lieferantentransaktion

Eine Lieferantentransaktion hält eine Rechnung fest, die Sie schulden — welcher Lieferant, wie viel, welche Aufwandkonten, wann sie fällig ist und wie sie bezahlt wird. Die meisten Rechnungen müssen nie abgetippt werden: Sie treffen über den Posteingang ein, wo die KI das Dokument liest und die Buchung mit Lieferant, Beträgen, Daten und Konten bereits ausgefüllt entwirft; der Entwurf landet zur Prüfung auf einer Arbeitsstation. Ihre Aufgabe besteht in der Regel darin, den Eintrag mit dem Originaldokument abzugleichen, allfällige Fehler zu korrigieren und zu genehmigen. Die manuelle Erfassung bleibt der Weg für die gelegentliche Rechnung, die nicht als Dokument eintrifft.

Navigieren Sie zu Lieferanten → Buchungen → Lieferantentransaktion, um manuell eine Buchung zu beginnen, oder öffnen Sie eine Rechnung aus Ihrer Warteschlange unter Freigaben, aus dem Posteingang oder aus einem beliebigen Kreditorenbericht. Kommen Sie aus einer Liste oder Warteschlange, bringt Sie ein Link Zurück zu … über dem Formular dorthin zurück.

Für die manuelle Erfassung benötigen Sie mindestens einen Lieferanten, ein Kreditoren-Sammelkonto in Ihrem Kontenplan und ein Zahlungskonto, falls Sie Zahlungen direkt erfassen möchten.

Die Seite im Überblick#

Die Transaktion liegt links, gegliedert in Registerkarten; das Panel rechts zeigt eine Vorschau des angehängten Dokuments — bei einer KI-verarbeiteten Rechnung das Original-PDF des Lieferanten —, sodass Sie jede Zahl gegen die Quelle prüfen können, ohne das Fenster zu wechseln.

Eine primäre Schaltfläche#

Die Hauptaktionsschaltfläche bietet stets den wahrscheinlichsten nächsten Schritt an, sodass Sie beim Abarbeiten einer Rechnungs-Warteschlange nie nach der richtigen Aktion suchen müssen:

1. Genehmigen — erscheint, wenn die Rechnung ausstehend ist und Sie sie genehmigen dürfen. Genehmigen bucht sie ins Hauptbuch.
2. Übertragen → — hat Ihre Arbeitsstation eine konfigurierte Folgestation, leitet ein Klick die Rechnung dorthin weiter.
3. Buchen — wenn nichts zu genehmigen oder weiterzuleiten ist.

Solange eine Rechnung noch auf die Genehmigung wartet, speichern Sie Ihre Änderungen mit Speichern — die Rechnung bleibt ein Entwurf. Nach der Genehmigung wird die Schaltfläche zu Buchen. Nach dem Buchen bleiben Sie auf der Seite, können das Ergebnis noch einmal prüfen und über den Zurück-Link in Ihre Warteschlange zurückkehren.

Die übrigen Aktionen — Als neu buchen, Neue Nummer, Stornierung, Löschen — stehen daneben zur Verfügung, sofern anwendbar. Bei ungespeicherten Änderungen werden Aktionen mit Nebenwirkungen (Übertragen, Stornieren) zurückgehalten, bis Sie die Änderungen speichern oder verwerfen — die Seite bietet beides an. Als neu buchen und Stornierung übernehmen die Anhänge des Originals; sie bleiben bei der neuen Buchung, auch wenn Sie das Original danach löschen. Eine Buchung, deren Positionen einen negativen Total ergeben, wird als Lastschrift gespeichert.

Registerkarte Details#

Kopfdaten#

Positionen#

Jede Zeile bucht direkt auf ein Hauptbuchkonto — Sie haben damit volle Kontrolle darüber, welche Aufwand- oder Aktivkonten betroffen sind. Eine Rechnung, die Dienstleistungen aus Ihrem Katalog als Positionen führen soll, buchen Sie stattdessen als Kreditorenrechnung mit Positionen.

Nutzen Sie Zeile hinzufügen für eine neue Zeile (oder drücken Sie Enter, um zu einer zu springen), das Papierkorbsymbol zum Entfernen einer Zeile und den Anfasser links, um Zeilen per Ziehen umzuordnen.

Zeile aufteilen#

Eine Rechnung, die zu mehreren Projekten gehört, muss nicht mehr von Hand ausgerechnet werden. Erfassen Sie den vollen Betrag auf einer Zeile und klicken Sie auf das Symbol Aufteilen (neben dem × der Zeile). Im Fenster Zeile aufteilen geben Sie jedem Teil ein Projekt und entweder einen Anteil in Prozent oder einen Betrag – was Sie eintippen, ergänzt das jeweils andere, und der letzte Teil übernimmt Rundungsdifferenzen, sodass die Teile immer exakt aufgehen. Teil hinzufügen ergänzt eine Zeile, Gleichmässig verteilen teilt zu gleichen Teilen, und die Leiste unten zeigt, was noch nicht zugewiesen ist (mit Dem letzten Teil zuweisen, um die Lücke zu schliessen). Schalten Sie Konto und Steuerkonto je Teil anpassen ein, wenn die Teile auch auf verschiedene Konten gebucht werden oder unterschiedliche Steuercodes tragen sollen; die Steuerbeträge werden je Teil neu berechnet. Aufteilung übernehmen ersetzt die Zeile durch eine Zeile pro Teil – genau so, als hätten Sie sie selbst erfasst, sodass Sie sie danach weiterhin bearbeiten oder entfernen können.

KI-Kontovorschläge#

Wenn Sie bei einer neuen oder noch ausstehenden Buchung einen Lieferanten wählen, erscheinen unter der ersten Zeile Vorschlags-Pills, abgeleitet daraus, wie die Rechnungen dieses Lieferanten bisher verbucht wurden — ein Konto, ein Steuerkonto und, wo relevant, ein Bezugsteuer-Vorschlag, jeweils als Systemvorschlag gekennzeichnet. Klicken Sie auf eine Pill, um die Zeile zu füllen, oder auf das kleine × daneben, um sie auszublenden. Es ist eine Abkürzung, keine Pflicht — was Sie manuell setzen, hat immer Vorrang. Eine angeheftete Pill Merken … für … speichert das gewählte Konto (sowie Steuerkonto, Abteilung oder Projekt) als Vorgabe des Lieferanten, sodass künftige Rechnungen von ihm damit starten.

Bezugsteuer in einer einzigen Zeile#

Unterliegt die Rechnung eines ausländischen Lieferanten der Schweizer Bezugsteuer (Reverse Charge), wählen Sie als Steuer der Zeile einen Bezugsteuer-Satz. Beim Speichern bucht neoo beide Seiten der Bezugsteuer automatisch — die geschuldete Steuer und die abziehbare Vorsteuer —, sodass eine einzige Zeile genügt. Die Bezugsteuer arbeitet mit Beträgen exklusive MWST: Ist Inklusive MWST aktiviert, werden Sie gebeten, dies zuerst auszuschalten.

Notizen und Summen#

Zahlungen#

Die Zahlungskarte erfasst Geld, das bereits auf diese Rechnung bezahlt wurde. Sie können eine Zahlung zusammen mit der Rechnung erfassen oder die Rechnung offen lassen und später über die Bankzahlungen bezahlen. Jede Zahlungszeile umfasst Datum, Quelle, Zahlungskonto, Betrag, Wechselkurs (bei Fremdwährung) und einen optionalen Vermerk. Der Saldo Offen aktualisiert sich laufend — bei null ist die Rechnung vollständig bezahlt.

Rechnung zur Zahlung vormerken#

Unterhalb des offenen Saldos kreuzen Sie Zahlungsdatei an, um die Rechnung für den nächsten Zahlungslauf auf den Bankzahlungen vorzumerken. Das Feld Zahlungsbetrag legt fest, wie viel vorgemerkt wird — reduzieren Sie es für eine Teilzahlung. Lastschriften bieten diese Option nicht: Sie verringern Ihre Schuld, statt eine Zahlung zu erfordern, und werden über Gutschriften verrechnen mit der nächsten Zahlung an den Lieferanten verrechnet.

Benutzerdefinierte Felder#

Hat Ihr Administrator benutzerdefinierte Felder für Lieferantentransaktionen definiert, erscheinen sie in einer eigenen Karte — Text-, Betrags-, Datums- oder Auswahlfelder, teils mit mehreren Werten. Als Pflichtfelder markierte Felder müssen ausgefüllt sein, bevor die Rechnung gebucht werden kann; andernfalls stoppt das Buchen mit einer Meldung, die die fehlenden Felder auflistet.

Übertragungsverlauf#

Bei Rechnungen im Arbeitsstationen-Workflow zeigt die Karte Übertragungsverlauf die vollständige Spur: wie das Dokument eingetroffen ist (per E-Mail oder als Upload in den Posteingang), wer es gesendet oder hochgeladen hat, wann, und welche KI-Anweisungen allenfalls mitgegeben wurden — gefolgt von jeder Station, die es durchlaufen hat: wer übertragen hat, wann und mit welchen Notizen.

Abgrenzung — Kosten über Perioden verteilen#

Manche Rechnungen betreffen mehr als eine Periode — eine Jahresprämie der Versicherung, eine mehrjährige Softwarelizenz — oder gehören zu einem anderen Datum als dem Rechnungsdatum. Öffnen Sie die Registerkarte Abgrenzung, aktivieren Sie Zeitpunkt der Erfolgswirksamkeit anpassen und wählen Sie den Modus:

• Über Periode verteilen — erfassen Sie die Leistungsperiode so, wie sie auf der Rechnung steht: einen Leistungsbeginn und entweder eine Dauer (Monate, Quartale oder Jahre — das Leistungsende wird automatisch ausgefüllt und bleibt anpassbar) oder direkt das Leistungsende. Die Durchschnittsmethode bestimmt, wie der Betrag aufgeteilt wird: Voller Monat (Standard) gibt jedem vollen Kalendermonat denselben Betrag und rechnet einen angebrochenen ersten oder letzten Monat taggenau; Effektive Tage gibt jedem Monat seinen Anteil an Tagen.
• An Datum erfolgswirksam buchen — der gesamte Betrag wird vollständig am Datum der Erfolgswirksamkeit erfasst (ein Kurs, ein Camp, ein Anlass). Ein späteres Datum grenzt ihn am Rechnungsdatum ab und löst ihn an diesem Datum auf; ein früheres Datum — eine im September verarbeitete Rechnung für eine im August erbrachte Leistung — bucht ihn an diesem Datum als transitorische Passiven und gleicht die Abgrenzung am Rechnungsdatum wieder aus, sodass der Aufwand im August erscheint und das Abgrenzungskonto wieder auf null steht.

Was gebucht wird: Die Rechnung selbst wird genau wie immer gebucht — Verbindlichkeit und MWST bleiben auf dem Rechnungsdatum. Am Rechnungsdatum wird der noch nicht verbrauchte Teil des Aufwands vom Aufwandkonto auf das Kreditoren-Abgrenzungskonto (transitorische Aktiven) umgebucht; an jedem Monatsende innerhalb der Leistungsperiode wird der Anteil dieses Monats wieder ins Aufwandkonto aufgelöst. Nichts wird storniert — Erfolgsrechnung und Bilanz stimmen an jedem Datum, und das Abgrenzungskonto läuft am Ende der Periode auf null. Hat die Leistung begonnen, bevor die Rechnung gebucht wurde — eine Januar-Rechnung für eine Police ab Dezember —, werden die Monate vor dem Rechnungsdatum an ihrem Monatsende auf dem Konto antizipative Passiven (Kreditoren) (transitorische Passiven) antizipiert und am Rechnungsdatum ausgeglichen. In eine abgeschlossene Periode wird nie gebucht; deren Anteil wird stattdessen am Rechnungsdatum erfasst.

Abzugrenzende Zeilen listet die Aufwandzeilen der Rechnung mit ihren Beträgen auf, alle angekreuzt; entfernen Sie das Häkchen bei einer Zeile, um sie vom Abgrenzungsplan auszunehmen. Die Tabelle Vorgesehene Buchungen aktualisiert sich beim Bearbeiten und zeigt genau die Buchungen, die erstellt werden — Datum, Soll- und Habenkonto, Betrag. Nach dem Buchen zeigt sie die gebuchten Einträge. Wird die Rechnung bearbeitet oder gelöscht, wird der Plan mit ihr neu erstellt bzw. entfernt; am Monatsende ist nichts zu tun.

Anlage — einen Kauf aktivieren#

Eine Position auf einem Anlagekonto (1500–1790: Maschinen, Mobiliar, IT, Fahrzeuge, Software) ist ein Kauf, den Sie über Jahre nutzen — die Kosten werden über die Zeit abgeschrieben statt im Rechnungsmonat. Öffnen Sie die Registerkarte Anlage: Jede Soll-Position hat eine Karte, und eine Position auf einem Konto, das zu einer Anlagekategorie gehört, wird vorbelegt, sobald Sie den Haken setzen (eine Kategorie kann ihre Positionen auch vorauswählen) — Bezeichnung aus der Positionsbeschreibung, Abschreibungsbeginn am Rechnungsdatum sowie Methode, Satz, Nutzungsdauer und Restwert aus der Kategorie. Passen Sie die Bezeichnung an, erfassen Sie Seriennummer oder Garantiedatum, setzen Sie eine Menge, um eine Position in mehrere gleiche Anlagen aufzuteilen (drei Laptops auf einer Zeile), oder schalten Sie Eigene Abschreibungseinstellungen ein, um die Kategorie für diese Anlage zu übersteuern.

Die vorgeschlagenen Buchungen unter der Karte listen jede Abschreibungsbuchung auf, die beim Buchen geschrieben wird — Datum, Betrag und verbleibender Buchwert — und aktualisieren sich während der Eingabe. Beim Buchen der Rechnung erscheint die Anlage im Anlagenverzeichnis mit der nächsten Nummer aus dem Nummernkreis, und ihr ganzer Plan wird als eine verknüpfte Hauptbuchbuchung verbucht, Monat für Monat in die Zukunft. Bearbeiten Sie die Rechnung später, folgt die Anlage; entfernen Sie den Haken, wird sie entfernt; löschen Sie die Rechnung, geht die Anlage mit. Sobald die Anlage im Verzeichnis verkauft oder verschrottet wurde, kann die Position nicht mehr geändert werden.

Nicht angehakte Positionen werden wie gewohnt auf das Anlagekonto gebucht, ohne Eintrag im Verzeichnis — ein Kleinbetrag, den Sie lieber als Aufwand behandeln, oder Wertschriften, die nicht abgeschrieben werden.

Freigaben und Arbeitsstationen#

Sind Arbeitsstationen konfiguriert, sind eingehende Rechnungen zunächst ausstehend statt gebucht — ein eingebauter Prüfschritt, bevor etwas ins Hauptbuch gelangt.

• Genehmigen bucht eine ausstehende Rechnung. Stationen können pro Seite (Kreditoren oder Debitoren) eine Betragsobergrenze tragen: Rechnungen über Ihrer Grenze muss jemand mit einer höheren Grenze genehmigen. Administratoren konfigurieren dies unter Arbeitsstationen verwalten; Prüfer arbeiten ihre Warteschlange unter Freigaben ab.
• Übertragen reicht eine ausstehende Rechnung an Kollegen weiter: Nutzen Sie das Ein-Klick-Übertragen → , wenn eine Folgestation konfiguriert ist, oder wählen Sie unter Verschieben nach… ein beliebiges Ziel und ergänzen Sie optionale Übertragungsnotizen als Kontext. Übertragungen sind nur möglich, solange die Rechnung ausstehend ist.