Kunden

Ein Kundendatensatz ist die Sammlung von Antworten, nach denen neoo Sie nicht mehr fragt. Rechnungen, Buchungen, Zahlungen und Mahnungen übernehmen ihre Vorgaben von hier: Je vollständiger der Datensatz, desto weniger tippen Sie bei jedem Dokument.

Neue Kunden erfassen Sie unter Kunden → Buchungen → Kunde erfassen. Bestehende Kunden finden und bearbeiten Sie über Kunden → Berichte → Kundensuche.

Kunden finden und öffnen#

Die Kundensuche lädt automatisch Ihre vollständige Kundenliste. Grenzen Sie sie mit dem Suchfeld oben ein oder öffnen Sie Filter für Kriterien Feld für Feld — die Kontrollkästchen dort bestimmen zugleich, welche Spalten die Liste anzeigt. Klicken Sie auf den Namen eines Kunden, um den Datensatz zur Bearbeitung zu öffnen.

Kunden erfassen oder bearbeiten#

Das Kundenformular ist in Registerkarten gegliedert. Für den Anfang brauchen Sie nur die Registerkarte Kunde — die übrigen Registerkarten enthalten Vorgaben, die Ihnen später bei Dokumenten Zeit sparen. Beim Bearbeiten eines bestehenden Kunden erscheinen zwei weitere Registerkarten: Transaktionen (wie der Kunde gebucht wird, samt seinen letzten Transaktionen) und Protokoll, der Änderungsverlauf des Datensatzes.

Wählen Sie oben im Formular, ob der Kunde eine Firma oder eine Person ist. Dies beeinflusst, wie Name und Adresse auf gedruckten Dokumenten dargestellt werden.

Registerkarte Kunde#

Diese Registerkarte enthält die Kerndaten des Kunden: Identität, Adresse und Kontaktangaben.

Name und Nummer#

Adresse#

Erfassen Sie die Adresse so, wie sie auf gedruckten Dokumenten erscheinen soll. Zwei Felder sind erwähnenswert:

Kontakt#

Weitere Angaben#

Registerkarte Kontaktperson#

Erfassen Sie hier die persönliche Ansprechperson beim Kunden. Diese Angaben stehen in Dokumentvorlagen und E-Mail-Nachrichten zur Verfügung.

Registerkarte MWST#

Steuern Sie, welche Steuersätze für diesen Kunden gelten und wie die MWST auf seinen Rechnungen berechnet wird.

MWST-Sätze — Jeder konfigurierte Steuersatz erscheint als Kontrollkästchen, mit einem Kontrollkästchen Alle auswählen darüber, um alle Sätze auf einmal an- oder abzuwählen. Nur die hier angekreuzten Sätze werden auf Dokumente dieses Kunden angewendet. Ein Steuersatz wird auf einer Rechnung nur verrechnet, wenn er sowohl bei der Dienstleistung als auch beim Kunden ausgewählt ist — fehlt der Satz auf einer der beiden Seiten, wird er nicht verrechnet.

Inklusive MWST — Wird auf dem Kundendatensatz nur zur Referenz gespeichert. Neue Ausgangsrechnungen und Kundenbuchungen starten immer mit abgewähltem Inklusive MWST — kreuzen Sie es direkt auf dem Dokument an, wenn die Preise die MWST enthalten.

Registerkarte Kommunikation#

Legen Sie hier die Sprache und individuelle E-Mail-Nachrichten für diesen Kunden fest. Die hier konfigurierten Vorgaben übersteuern die systemweiten Nachrichtenvorlagen nur für diesen Kunden.

Lassen Sie ein Nachrichtenfeld leer, um auf die Vorgabe unter Standard-E-Mail-Nachrichten zurückzugreifen — zuerst in der Sprache des Kunden, dann in Ihrer Standardsprache.

Variablen in Nachrichten verwenden#

Alle Nachrichtenfelder unterstützen Variablen, die beim Versand der E-Mail durch echte Werte ersetzt werden. Um eine Variable einzufügen, tippen Sie an beliebiger Stelle in der Nachricht { — ein Dropdown mit allen verfügbaren Variablen erscheint. Tippen Sie weiter, um zu filtern, und klicken Sie oder drücken Sie Enter zum Einfügen.

Variablen werden im Nachrichtentext als {variablename} geschrieben. Zum Beispiel:

Guten Tag {salutation} {lastname}

Im Anhang finden Sie die Rechnung {invnumber} vom {invdate}, fällig am {duedate}.
Total: {total} {currency}

Verfügbare Variablen:

Registerkarte Buchhaltung#

Debitorenkonto, Zahlungskonto, Zahlungsziel, Währung und Skonto werden von hier bei jedem Dokument für diesen Kunden vorausgefüllt und reduzieren die manuelle Arbeit bei jeder Rechnung oder Buchung. Die übrigen Felder sind Referenzwerte, die auf dem Datensatz hinterlegt bleiben.

Registerkarte Bankkonten#

Erfassen Sie hier die Bankverbindungen des Kunden. Für die meisten Kunden kann diese Registerkarte leer bleiben — neoo nutzt die IBAN eines Kunden, um seine Zahlungseingänge beim Bankabgleich zu erkennen.

Wird eine Bankbuchung dem Kunden zugeordnet, wird die IBAN der Gegenpartei hier automatisch ergänzt.

Bankkonten lassen sich erst hinzufügen, nachdem der Kundendatensatz zum ersten Mal gespeichert wurde. Speichern Sie den Kunden und kehren Sie dann zu dieser Registerkarte zurück, um Konten zu erfassen.

Jedes Bankkonto zeigt seine IBAN, mit der Beschriftung Default beim primären Konto und einem QRIBAN-Abzeichen bei Konten mit einer QR-IBAN. Klicken Sie auf ein Konto, um es zu bearbeiten.

Registerkarte Transaktionen#

Verfügbar, sobald der Kunde gespeichert ist, für Benutzer mit Zugriff auf den Bericht Debitoren-Transaktionen. Die Registerkarte beginnt mit dem Bereich Buchung: Links steht, wie die gebuchten Transaktionen dieses Kunden tatsächlich verbucht wurden (übliches Konto, MWST-Konto, Abteilung und Projekt, wie viele der Transaktionen diese Buchung teilen, wie regelmässig sie eintreffen und die Betragsspanne), rechts die für den Kunden gespeicherte KI-Präferenz, falls vorhanden. Ein Status fasst beides zusammen: Einheitliche Buchung (die Transaktionen stimmen überein, gespeichert ist noch nichts), Präferenz aktiv, Präferenz widerspricht (die meisten der letzten Transaktionen wurden anders gebucht als die gespeicherte Präferenz), Buchungen variieren oder Wenig Verlauf. Als Präferenz speichern übernimmt die übliche Buchung mit einem Klick, damit die KI künftige Belege dieses Kunden gleich bucht; Präferenz aktualisieren schlägt die neue übliche Buchung vor, wenn die gespeicherte nicht mehr passt; Präferenz bearbeiten ändert Konto, MWST-Konto, Abteilung, Projekt oder Notiz; Rechnungen anzeigen listet die gebuchten Transaktionen mit der Angabe, ob jede zur Präferenz passt oder ein Ausreisser ist. Dieselben Präferenzen werden zentral unter KI-Prompts verwaltet.

Darunter listet Letzte Transaktionen die neuesten Transaktionen des Kunden — praktisch, um nachzusehen, wie ein ähnlicher Beleg zuletzt gebucht wurde.

Registerkarte Protokoll#

Verfügbar beim Bearbeiten eines bestehenden Kunden. Das Protokoll ist der Änderungsverlauf des Datensatzes — es zeigt, welche Änderungen im Lauf der Zeit an diesem Kunden vorgenommen wurden, sodass Sie nachvollziehen können, wer was bearbeitet hat, ohne herumfragen zu müssen.

Speichern#

Klicken Sie auf Speichern, um den Kunden zu erstellen oder zu aktualisieren. Der Datensatz steht sofort für Rechnungen und Buchungen zur Verfügung.

Kunden löschen#

Beim Bearbeiten eines Kunden, der noch auf keinem Dokument verwendet wird, erscheint neben Speichern eine Schaltfläche Löschen. Das Löschen ist endgültig und muss bestätigt werden; sobald der Kunde auf einer Rechnung oder Buchung erscheint, wird die Schaltfläche nicht mehr angezeigt. Ein Kunde mit Historie bleibt dauerhaft erhalten — halten Sie das Ende der Geschäftsbeziehung im Enddatum oder in den Notizen fest und verwenden Sie den Kunden auf neuen Dokumenten nicht mehr.