Wiederkehrende Zahlungen

Manche Zahlungen ändern sich nie: die Büromiete am 1., eine Leasingrate am 15., eine Versicherungsprämie pro Quartal. Mit den wiederkehrenden Zahlungen erfassen Sie eine solche Zahlung einmal mit Empfänger, Betrag und Terminen. neoo erstellt sie dann nach Zeitplan, und Sie sehen jederzeit, was wann erstellt wurde und was daraus geworden ist.

Öffnen Sie Cockpit → Wiederkehrende Zahlungen (erfordert die Berechtigung für wiederkehrende Zahlungen). Die Seite hat zwei Ansichten: Zeitpläne, die Liste aller erfassten Zahlungen, und Ausführungsverlauf, eine Zeile pro Zahlung, die ein Zeitplan erstellt hat.

Zwei Arten von Zeitplänen#

Die Art wählen Sie beim Erstellen; sie lässt sich nachträglich nicht ändern.

Direktzahlung — ein Dauerauftrag. An jedem Termin erstellt neoo eine Zahlung für den Empfänger und stellt sie in den Bankzahlungen bereit, wo sie zusammen mit Ihren Rechnungen ausgewählt, exportiert oder hochgeladen wird – eine pain.001-Datei für alles, was an diesem Tag hinausgeht. Es gibt keine Kreditorenbuchung, gebucht wird also erst, wenn die Bankbelastung eintrifft; was dann geschieht, bestimmt das Gegenkonto (siehe unten). Geeignet für Zahlungen, die in Ihren Büchern keine Rechnung sind — eine Miete an einen privaten Vermieter, eine Darlehensrate, eine feste Überweisung auf ein anderes Firmenkonto.

Kreditorenbuchung — eine wiederkehrende Rechnung. An jedem Termin erstellt neoo eine freigegebene Kreditorenbuchung für den gewählten Lieferanten mit den definierten Aufwandpositionen und der MWST, datiert auf den Erstellungstag und fällig am Zahlungsdatum. Mit Zahlung in den Bankzahlungen bereitstellen wird die Buchung zusätzlich zur Zahlung vorgemerkt und erscheint mit dem Bankkonto des Lieferanten in den Bankzahlungen; die Bankbelastung wird ihr dann wie bei jeder anderen Rechnung zugeordnet. Geeignet für alles, was als Aufwand in die Bücher gehört — Miete, Leasing, Abonnemente, Retainer. Diese Art erfordert zusätzlich die Berechtigung für Kreditorenbuchungen.

Der Betrag ist pro Zeitplan fix. Rechnungen mit wechselndem Betrag — Strom, Telefon — laufen besser über die Inbox, wo das Dokument den Betrag vorgibt.

Einen Zeitplan erfassen#

Klicken Sie auf Neuer Zeitplan. Links steht das Formular; das Panel rechts liest den Zeitplan beim Ausfüllen zurück: Betrag und Empfänger, der Zeitplan als Satz, die nächsten vier Zahlungstermine mit dem Tag, an dem sie erstellt werden, und die Buchung, die daraus entsteht. Beim Speichern werden dort auch die zu behebenden Punkte aufgeführt.

Empfänger#

Bei einer Direktzahlung erfassen Sie Name, IBAN und die strukturierte Adresse des Empfängers (Strasse, Nummer, PLZ, Ort, Land) – dieselben Angaben, die ein Lieferant braucht, bevor eine Rechnung bezahlt werden kann. neoo prüft die IBAN, lehnt Ihre eigenen Bankkonten ab und sagt Ihnen, was eine bestimmte Zahlung braucht: einen BIC für eine Überweisung ausserhalb der Schweiz und des SEPA-Raums, eine QR-Referenz, wenn die IBAN eine QR-IBAN ist. Aus Lieferant übernehmen kopiert Name, Adresse und Bankverbindung aus einem Lieferantenstamm, wenn der Empfänger ein Lieferant ist.

Die Zahlungsreferenz ist optional und wird an der Eingabe erkannt: eine 27-stellige QR-Referenz (nur mit QR-IBAN) oder eine ISO-Creditor-Reference, die mit RF beginnt, beide mit Prüfziffernkontrolle. Da die Referenz bei jeder Zahlung wiederholt wird, verwenden Sie nur eine, die der Empfänger für wiederkehrende Zahlungen ausgestellt hat, etwa auf einer QR-Rechnung für Daueraufträge; die Referenz einer einzelnen Rechnung darf nicht wiederverwendet werden. Ein Empfänger mit QR-IBAN kann ohne QR-Referenz nicht bezahlt werden – ohne Dauerreferenz bitten Sie ihn um eine normale IBAN. Die Mitteilung an Empfänger ist der Freitext auf seinem Kontoauszug und der richtige Ort für alles, was sich pro Zahlung ändert.

Bei einer Kreditorenbuchung wählen Sie den Lieferanten; Kreditorenkonto, Zahlungsfrist und Währung werden aus dem Lieferantenstamm übernommen. Wird die Zahlung bereitgestellt, wählen Sie das Bankkonto des Lieferanten, auf das das Geld geht, und – falls der Lieferant eine für wiederkehrende Zahlungen ausgestellt hat – die QR- oder Creditor Reference; es gelten dieselben Regeln wie oben.

Betrag und Buchung#

Eine Direktzahlung hat einen Betrag, eine Währung und das Bankkonto, ab dem sie bezahlt wird. Eine Kreditorenbuchung hat Aufwandpositionen — Konto, Beschreibung, MWST und Betrag —, deren Total die Zahlung ist; markieren Sie Beträge inkl. MWST, wenn die Beträge brutto sind. Als MWST einer Position stehen die MWST-Konten des Lieferanten zur Wahl (beim Lieferanten hinterlegt), und jede Position behält ihre eigene MWST – eine MWST-freie Position in einer gemischten Rechnung wird mit dem vollen Betrag gebucht. Eine optionale Rechnungsnummer des Lieferanten vervollständigt die Buchung; fällig ist sie am Zahlungsdatum.

Beschreibungen, die Mitteilung an den Empfänger und die Rechnungsnummer akzeptieren Datumsvariablen, die bei jeder Ausführung ersetzt werden: {month}, {month-1}, {month+1}, {year} und {date}. Aus Miete {month} {year} wird bei der Oktober-Ausführung «Miete Oktober 2026».

Zahlungstermine#

Der Zeitplan bestimmt das Zahlungsdatum: das Ausführungsdatum der Direktzahlung bzw. das Fälligkeitsdatum der Kreditorenbuchung. Fällt ein Zahlungsdatum auf ein Wochenende, verlangt die Direktzahlung den nächsten Bankwerktag. Das Datum lässt sich auf der Zeile in den Bankzahlungen weiterhin ändern oder durch ein Valutadatum für den ganzen Stapel überschreiben.

Dokument#

Hängen Sie den Vertrag, den Dauerauftrag oder die QR-Rechnung an, auf der die Zahlungen beruhen – ein PDF pro Zeitplan. Es bleibt beim Zeitplan statt auf jeder erzeugten Zahlung oder Buchung, damit bei einer Prüfung an einer Stelle ersichtlich ist, woher eine Zahlung stammt. Zeitpläne mit Dokument zeigen in der Liste ein PDF-Symbol; beim Überfahren erscheint eine Vorschau, ein Klick öffnet die Datei. Das Ersetzen oder Entfernen des Dokuments betrifft nur den Zeitplan, nie die bereits erstellten Zahlungen.

Wenn die Bankbelastung eintrifft (Direktzahlungen)#

Eine Direktzahlung hat keine Kreditorenbuchung. Legen Sie deshalb hier fest, wie die Bankbelastung beim Eintreffen des Kontoauszugs verbucht wird:

• Mit einem Gegenkonto wird die Belastung beim Bankimport automatisch verbucht: Die Bank erkennt die Zahlung an der Referenz, die neoo in die Datei geschrieben hat; Gegenkonto im Soll, Bank im Haben, in einer Buchung, und die Zahlung gilt als abgeschlossen. Mit einem zusätzlichen MWST-Konto wird der Betrag zum Satz dieses Kontos in Netto und MWST aufgeteilt – eine Miete mit 8.1 % MWST landet so als Nettomiete plus Vorsteuer.
• Ohne Gegenkonto ist die Belastung eine gewöhnliche, nicht zugeordnete Banktransaktion auf dem Übergangskonto, die im Bankabgleich manuell zugeordnet wird – zum Beispiel mit Zahlungsdatei verbuchen gegen die Zahlung.

Die Liste#

Jede Zeile zeigt Name und Art des Zeitplans, den Empfänger, den Betrag, den Zeitplan, das nächste Zahlungsdatum mit dem Erstellungstag, die letzte Ausführung mit ihrem Ergebnis und den Status: Aktiv, Pausiert oder Benötigt Aufmerksamkeit.

Aus der Zeile heraus können Sie:

• Ausführungsverlauf – die Ausführungen dieses Zeitplans.
• Bearbeiten – alles ausser der Art ändern. Änderungen betreffen nur künftige Zahlungen.
• Jetzt ausführen – die nächste Zahlung sofort erstellen, ohne Vorlauf und Uhrzeit abzuwarten. Der Dialog zeigt das verwendete Zahlungsdatum. Ein Datum, das bereits eine Zahlung hat, wird nie doppelt erstellt.
• Pausieren / Fortsetzen – ein pausierter Zeitplan erstellt nichts. Beim Fortsetzen werden die während der Pause verstrichenen Termine nie nachgeholt; es geht mit dem nächsten weiter.
• Löschen – entfernt den Zeitplan und seinen Ausführungsverlauf. Bereits erstellte Zahlungen und Buchungen sind nicht betroffen.

Benötigt Aufmerksamkeit#

Schlägt eine Ausführung fehl – ein Lieferant wurde gelöscht, ein Bankkonto hat keine IBAN mehr, es gab keinen Wechselkurs –, pausiert sich der Zeitplan selbst, statt jeden Tag erneut zu scheitern, und die Liste markiert ihn mit Benötigt Aufmerksamkeit samt Grund. Beheben Sie die Ursache, setzen Sie den Zeitplan fort und erstellen Sie die verpasste Zahlung mit Jetzt ausführen.

Ausführungsverlauf#

Die Ansicht Ausführungsverlauf listet jede Zahlung, die irgendein Zeitplan erstellt hat, neueste zuerst, und lässt sich auf einen Zeitplan eingrenzen oder durchsuchen. Jede Zeile zeigt, wann sie lief und ob geplant oder mit «Jetzt ausführen» gestartet, das Zahlungsdatum, den Betrag, das Ergebnis und was erstellt wurde: die Kreditorenbuchung (zum Öffnen anklicken) und die Zahlungsdatei mit ihrem aktuellen Stand in den Bankzahlungen – erstellt, exportiert, hochgeladen oder abgeschlossen –, damit die Frage «Wurde sie wirklich gesendet?» hier beantwortet ist. Fehlgeschlagene Ausführungen zeigen den Fehler.

Von einem Zeitplan erstellte Direktzahlungen tragen in den Bankzahlungen den Chip Direktzahlung · Wiederkehrend. Sie verhalten sich dort wie jede andere Zeile – mit den Rechnungen auswählen, Ausführungsdatum oder Betrag ändern, solange sie auf «Erstellt» stehen, exportieren oder hochladen –, nur die API-Anbindungen (Amnis, Revolut, Wise) nehmen sie nicht an, da diese jede Überweisung aus einer Lieferantenrechnung aufbauen.