Einstellungen

Unter System → Einstellungen (erfordert die Einstellungen-Berechtigung) bekommt ein Mandant sein Gesicht: wer Sie sind, wie Sie buchen, wie Ihre Belege nummeriert werden und wie Mail das System verlässt. Das meiste stellen Sie einmal beim Start ein und fassen es danach kaum mehr an. Sechs Registerkarten: Firma, Einstellungen, Buchhaltung, Nummernkreise, E-Mail und Benutzerdefinierte Felder.

Die Schaltfläche Speichern unten übernimmt die Änderungen der ersten fünf Registerkarten, Firma bis E-Mail. Benutzerdefinierte Felder speichert selbst, jede Aktion dort wird also direkt wirksam.

Suchen Sie das Rechnungslogo, die QR-Rechnung oder die Texte auf Ihren Rechnungen? Das liegt jetzt im Layout-Editor, den Sie aus der Rechnung selbst öffnen. Siehe Rechnungslayout & Texte.

Registerkarte «Firma»#

Grundangaben zu Ihrer Firma. Diese Daten erscheinen auf Dokumenten wie Rechnungen und Kontoauszügen.

Strassenname und Hausnummer werden bewusst getrennt gespeichert: Die Schweizer Zahlungsstandards (QR-Rechnung) verlangen eine strukturierte Adresse. Tragen Sie die Nummer im Feld Hausnummer ein, statt sie in den Strassennamen zu schreiben.

Registerkarte «Einstellungen»#

Finanzen#

Systemoptionen#

Registerkarte «Buchhaltung»#

Standardkonten für automatische Buchungen. Ist hier ein Konto hinterlegt, müssen Sie es nicht bei jeder Buchung manuell angeben.

Die meisten Kontoauswahlfelder bieten nur Konten an, die für ihre Rolle geeignet sind (Aktiven, Verbindlichkeiten, Ertrag, Aufwand usw.) — massgebend ist der im Kontenplan konfigurierte Kontotyp. Die vier Abgrenzungs-Auswahlfelder listen alle Konten auf, und das Übergangskonto wird als Kontonummer eingetippt statt aus einer Liste gewählt.

MWST-Methode#

Die Auswahl MWST-Methode steuert, wie neoo die MWST abrechnet: nach der üblichen effektiven Methode, nach der Schweizer Saldo-Methode (Pauschalsatz) oder mit Keine MWST für ein Unternehmen, das nicht MWST-pflichtig ist.

Bei der Saldo-Methode stellen Sie Ihren Kunden die normalen MWST-Sätze in Rechnung, rechnen mit der Steuerverwaltung aber zu einem Pauschalsatz auf dem Bruttoumsatz ab — und ziehen im Gegenzug keine Vorsteuer auf Ihren Einkäufen ab. Es ist eine Vereinfachung, welche die Steuerverwaltung kleineren Unternehmen gewährt. Ist Saldo ausgewählt, bucht neoo die Pauschalsteuer bei jeder Ertragsbuchung automatisch — anhand dieser Felder:

Keine MWST (nicht MWST-pflichtig)#

Wählen Sie Keine MWST, wenn das Unternehmen nicht MWST-pflichtig ist und überhaupt keine MWST bucht. Ab dann gilt:

• MWST-Felder — MWST-Konten auf Positionen, Inklusive MWST, MWST-Totale — verschwinden aus Buchungen, Rechnungen, Aufträgen, Journalbuchungen, Spesen und Bankregeln, und bei Kunden und Lieferanten verschwindet das Register MWST.
• Von der KI gelesene Belege werden zum vollen Betrag gebucht: Die auf einer Lieferantenrechnung ausgewiesene MWST gehört zu Ihren Kosten, und ausländische Rechnungen werden nicht mehr mit Bezugsteuer gebucht.
• Steuern verschwindet aus dem Systemmenü, ebenso die MWST-Auswertungen — ausser es wurde in diesem Mandanten früher MWST gebucht; dann bleiben sie, damit die Historie zugänglich bleibt.
• Im Kontenplan lässt sich kein Konto mehr als MWST-Konto kennzeichnen.

Bei der Auswahl sehen Sie genau, was das Speichern bewirkt, und beim Speichern bestätigen Sie einmal:

Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein späterer Wechsel zurück auf effektiv oder Saldo stellt die Konten nicht wieder her — Sie legen sie unter Kontenplan und Steuern neu an. Gewöhnliche Konten, die die MWST nur im Namen tragen (zum Beispiel 2200 Geschuldete MWST), sind keine MWST-Konten und bleiben unberührt.

Skonto (Debitoren)#

Der Skonto, den Sie Ihren eigenen Kunden gewähren. Diese Werte werden auf jeden neuen Kunden übernommen; die Skonto-Bedingungen eines Kunden werden dann auf jede Rechnung kopiert, und der Bankabgleich gleicht eine Zahlung automatisch aus, wenn sie innerhalb der Skontofrist eingeht und dem reduzierten Betrag entspricht.

Registerkarte «Nummernkreise»#

Steuert das Nummerierungsmuster für alle Dokumente und Datensätze. Jeder Nummernkreis kann enthalten:

• Festen Text — Buchstaben, Zahlen oder Zeichen, die auf jedem Dokument erscheinen
• Datumsvariablen — z. B. <%date%> (vollständiges Datum), <%yy%> (zweistelliges Jahr), <%mm%> (Monat)
• Automatisch hochzählende Ziffern — eine Nummer, die mit jedem neuen Dokument steigt, z. B. 0001

Beispiel: SI-<%yy%><%mm%>-0001 ergibt SI-2405-0001, SI-2405-0002, …

Klicken Sie in ein Nummernfeld, um eine Leiste mit den verfügbaren Platzhaltern zum Einfügen anzuzeigen.

Nummernkreise mit Sperren-Option#

Diese Nummernkreise haben ein Kontrollkästchen Sperren. Ist es gesetzt, kann die Nummer beim Erstellen eines neuen Dokuments nicht manuell überschrieben werden — sie wird immer automatisch vergeben.

Nummernkreise ohne Sperren-Option#

Registerkarte «E-Mail»#

Konfigurieren Sie den E-Mail-Versand, um Rechnungen, Mahnungen und Kontoauszüge direkt aus neoo zu verschicken.

Diese Registerkarte regelt, wie die Mail das System verlässt. Was in der Mail steht, legen Sie unter Standard-E-Mail-Nachrichten fest.

Senden Sie nach dem Speichern der E-Mail-Einstellungen eine Test-E-Mail aus einem Dokument, um zu prüfen, ob die Konfiguration funktioniert.

Registerkarte «Benutzerdefinierte Felder»#

Mit benutzerdefinierten Feldern erfassen Sie zusätzliche Informationen auf Debitoren- und Kreditorenbuchungen — eine Kostenstelle, eine Bestellreferenz, eine interne Freigabenummer — ohne das Beschreibungsfeld zu zweckentfremden. Einmal definiert, erscheinen sie auf den von Ihnen gewählten Buchungsmasken, und die KI kann sie aus dem eingehenden Beleg für Sie füllen.

Auf dieser Registerkarte definieren Sie die Felder, und sie speichert selbst: Jede Aktion wird direkt wirksam, die grosse Schaltfläche Speichern erscheint hier gar nicht.

Das ganze Bild — die Feldtypen, was «Zum Buchen erforderlich» wirklich abdeckt und wie Sie KI-Anweisungen schreiben, die funktionieren — finden Sie unter Benutzerdefinierte Felder.